Een dashboard laten maken (of laten ontwikkelen) betekent dat je cijfers uit je boekhouding, CRM, planning en Excel-bestanden automatisch op één scherm komen, met alleen de KPI’s waarop jij stuurt. Je kunt daarvoor een standaard BI-tool gebruiken, een low-code dashboard laten bouwen of een dashboard op maat binnen een webapplicatie. Welke route past, hangt af van je databronnen en van de vraag of je alleen wilt kijken of ook wilt handelen.

Herken je dit? Cijfers in losse Excel-bestanden en systemen

Elke maandag of aan het begin van de maand gaat iemand aan de slag: exports uit de boekhouding, een lijst uit het CRM, de planning erbij, alles in een Excel-bestand plakken en de grafieken bijwerken. Tegen de tijd dat het overzicht klaar is, zijn de cijfers alweer een week oud.

En dan begint de discussie. Sales noemt een andere omzet dan finance, omdat de een met orders rekent en de ander met facturen. Niemand weet zeker welk bestand de laatste versie is. En als de collega die het bestand bijhoudt op vakantie is, zijn er geen cijfers.

Dat is het moment waarop veel managers overwegen een dashboard te laten maken. Niet omdat ze mooiere grafieken willen, maar omdat ze willen sturen op de meest actuele gegevens, zonder handwerk.

Wat is een dashboard? Betere beslissingen op basis van je eigen cijfers

Een dashboard is een overzicht van je belangrijkste cijfers op één scherm. Het haalt data op uit je bronnen, rekent die om naar KPI’s en laat met grafieken, tabellen en kleuren zien waar je staat. Het doel is niet rapporteren, maar sturen: je ziet trends, je kunt afwijkingen identificeren en je neemt onderbouwde beslissingen.

De meeste dashboards vallen in een van deze drie soorten.

KPI dashboard: de belangrijkste KPI’s op één scherm

Een KPI dashboard toont een beperkt aantal key performance indicators: de cijfers die zeggen of je je doelstellingen haalt. Per KPI staat de actuele waarde, de norm en de vergelijking met vorige maand of vorig jaar. Je ziet in één oogopslag of een KPI staat op groen of op rood.

Management dashboard en financieel dashboard

Een management dashboard is gericht op directie en leidinggevenden. Het geeft strategische inzichten over de financiële prestaties en de gezondheid van het bedrijf: omzet, marge, cashflow en de ontwikkeling per afdeling of vestiging. Een financieel dashboard met financiële gegevens zoals openstaande facturen, betaaltermijnen en liquiditeit laat de financiële gezondheid zien en is daar vaak een onderdeel van.

Operationeel en realtime dashboard

Een operationeel dashboard is voor de mensen die het werk doen of plannen: teamleiders, planners, de klantenservice. Het toont wat er nu gebeurt, zoals openstaande orders, de bezetting van vandaag, achterstanden en storingen. Zo kun je processen monitoren en de operationele efficiëntie verbeteren. Hier zijn realtime gegevens wél belangrijk. Een realtime dashboard ververst zodra er in een bronsysteem iets verandert, zodat je direct kunt bijsturen.

Daarnaast zie je vaak een marketing dashboard voor online marketing, met bezoekers, leads en conversie per kanaal, en een sales dashboard om de effectiviteit van verkoopstrategieën te volgen.

Welke KPI’s horen op een goed dashboard?

Een goed dashboard begint niet bij grafieken, maar bij de vraag welke beslissingen het moet ondersteunen. Welke KPI’s horen erop? Alleen de cijfers waar iemand op handelt. De meeste KPI’s die organisaties bijhouden, zijn interessant, maar sturen niet.

Voorbeelden van relevante KPI’s per onderwerp:

  • Financieel: omzet, brutomarge, openstaande facturen, gemiddelde betaaltermijn, cashpositie;
  • Sales: pijplijn, conversie van offerte naar order, gemiddelde orderwaarde;
  • Operationeel: doorlooptijd, leverbetrouwbaarheid, productiviteit, bezetting, foutpercentage;
  • Klant en service: open tickets, reactietijd, klanttevredenheid;
  • Marketing: leads per kanaal, kosten per lead, conversie op de website.

Onze vuistregel: begin met drie tot vijf KPI’s. Leg per KPI vast wat de definitie is, uit welke bron het cijfer komt, wie eigenaar is en wat de norm is. Een dashboard met dertig cijfers lijkt compleet, maar niemand kijkt ernaar. Met vijf goed gekozen KPI’s krijg je direct meetbare waarde.

Databronnen en koppelingen: waar komt je data vandaan?

Een dashboard is zo goed als de data eronder. De meeste organisaties hebben een breed scala aan bronnen:

  • Boekhouding en facturatie: omzet, kosten, openstaande facturen en andere financiële gegevens;
  • CRM: leads, offertes, verkoopkansen en klantgegevens;
  • ERP, ordersysteem of webshop: orders, voorraad en leveringen;
  • Planning en urenregistratie: bezetting, gewerkte uren en productiviteit;
  • Ticketsysteem of servicedesk: meldingen en reactietijden;
  • Online marketing en webanalyse: bezoekers, campagnes en conversie;
  • Excel-bestanden en spreadsheets: de eigen cijfers en lijstjes die nergens anders staan.

Om die databronnen te koppelen gebruik je meestal de API van elk systeem. Voor een naadloze integratie haal je de data periodiek of realtime op, zet je die om naar één formaat en sla je de historie op, zodat je trends kunt analyseren. Heeft een systeem geen API, dan kan een geautomatiseerde export of een databasekoppeling uitkomst bieden. Hoe zo’n koppeling werkt, lees je bij API koppeling laten maken. Over het koppelen van systemen in het algemeen schreven we ook een artikel over systemen koppelen.

Datakwaliteit: het werk achter elk dashboard

Het lastigste deel van een dashboard is zelden het scherm. Het is de data. Dit zijn de problemen die we het vaakst tegenkomen:

  • Eén begrip, meerdere definities. Is omzet het bedrag van de orders, de facturen of de betalingen? Leg het één keer vast.
  • Dubbele of onvolledige gegevens. Klanten staan twee keer in het CRM, of projecten hebben geen klantnummer, waardoor je cijfers niet aan elkaar kunt koppelen.
  • Handmatige correcties. Iemand past in Excel nog even iets aan, en dat gebeurt in het dashboard niet meer.
  • Geen leidende bron. Als hetzelfde gegeven in drie systemen staat, kies je één bron die altijd wint.

Een dashboard maakt die problemen zichtbaar. Dat is lastig, maar ook waardevol: zodra iedereen naar hetzelfde getal kijkt, verbetert de datakwaliteit vanzelf. Reken er wel op dat het opschonen van data een vast onderdeel van het traject is.

De opties: BI-tool, low-code of een dashboard op maat

Er zijn grofweg drie manieren om een dashboard te laten ontwikkelen. Ze sluiten elkaar niet uit; we zien ze ook vaak naast elkaar.

Een standaard BI-tool

Een BI-tool (business intelligence) is software die speciaal is ontworpen voor gegevensanalyse, visualisaties en rapportages. Je koppelt je bronnen, bouwt grafieken en deelt die met je team. Er zijn veel van zulke pakketten, van gratis tools voor marketingrapportage tot uitgebreide platforms voor grote organisaties.

Een BI-tool past goed als:

  • je vooral wilt kijken en analyseren, niet handelen;
  • je bronnen standaard koppelingen hebben met de tool;
  • je iemand in huis hebt die rapportages kan bouwen en onderhouden.

De grenzen zie je bij eigen bedrijfslogica, bij bronnen zonder standaard koppeling en bij gebruikers die geen analist zijn. Ook betaal je bij de meeste tools licenties per gebruiker.

Een interactief dashboard in Retool (low-code)

Met low-code bouw je een interactief dashboard veel sneller dan met volledig maatwerk, terwijl je toch je eigen logica, koppelingen en schermen kunt maken. Wij bouwen in Retool: je koppelt databases en API’s, bouwt tabellen, grafieken en formulieren, en bepaalt per rol wie wat mag zien en doen. Meer daarover lees je op onze pagina over Retool, en in het artikel wat is low-code.

Een low-code dashboard past goed als je snel iets werkends wilt, als je data in meerdere systemen zit en als je naast kijken ook iets wilt doen met de gegevens.

Een maatwerk dashboard in een webapplicatie

Soms is het dashboard onderdeel van een groter geheel: een klantportaal, een planningssysteem of je eigen software. Dan bouw je het dashboard op maat binnen die webapplicatie. Je hebt volledige controle over het ontwerp, de rechten en de prestaties, en je kunt het dashboard ook aan klanten of partners laten zien. Maatwerk is ook logisch als je veel gebruikers hebt, met hoge eisen aan beveiliging of schaal. De afweging tussen beide lees je in low-code vs maatwerk.

BI-tool Low-code dashboard (Retool) Maatwerk dashboard in een webapplicatie
Snel een eerste versie Ja, bij standaard bronnen Ja Nee, eerst ontwerpen en bouwen
Eigen bedrijfslogica Beperkt Goed Volledig
Acties uitvoeren (goedkeuren, data aanpassen) Nauwelijks Ja Ja
Bronnen zonder standaard koppeling Lastig Goed, via API of database Goed, via API of database
Geschikt voor Analyse en rapportage Interne teams en management Klanten, partners en grote aantallen gebruikers

Meer dan kijken: een dashboard waarin je ook handelt

Bij veel organisaties gebeurt het volgende: het dashboard laat zien dat er twintig orders vastzitten, en daarna opent iedereen drie andere systemen om er iets aan te doen. Het dashboard signaleert, maar de actie gebeurt ergens anders.

Een dashboard wordt veel krachtiger als je er ook in kunt werken. Denk aan een overzicht van openstaande offertes waarin je met één klik goedkeurt, een lijst met achterstallige facturen waarin je direct een herinnering verstuurt, of een planningsoverzicht waarin je een opdracht verschuift. De wijziging gaat via de koppeling terug naar het bronsysteem.

Op dat moment is je dashboard eigenlijk een interne tool: een applicatie voor je eigen team, die data uit meerdere systemen samenbrengt en waarin je processen afhandelt. Dat levert meer efficiëntie op dan alleen kijken, omdat je de stap van inzicht naar actie overslaat. Wil je weten wat zo’n tool kan, lees dan meer over interne tool laten maken. Een voorbeeld uitgewerkt voor planning vind je in het artikel over planningssoftware op maat.

Zelf een dashboard maken of laten maken?

Je kunt prima zelf een dashboard maken in Excel of in een BI-tool. Voor een eerste versie met een paar cijfers is dat vaak de snelste manier om te ontdekken welke KPI’s je echt gebruikt.

Een dashboard laten maken loont als:

  • het bijwerken van je overzicht elke week of maand uren kost;
  • je data uit meerdere systemen komt die niet met elkaar praten;
  • je realtime inzichten nodig hebt, bijvoorbeeld in de operatie;
  • meerdere mensen met verschillende rechten het dashboard gebruiken;
  • je in het dashboard ook acties wilt uitvoeren;
  • je bedrijf groeit en het Excel-bestand niet meer meekomt.

KPI dashboard laten maken: zo verloopt het traject

Een KPI dashboard laten maken hoeft geen groot project te zijn. Wij doen het in vier stappen, afgestemd op de specifieke behoeften van jouw organisatie:

  1. Bepaal de beslissingen en de KPI’s. Welke beslissingen neem je elke week of maand, en welke drie tot vijf KPI’s heb je daarvoor nodig? Leg per KPI de definitie, bron, eigenaar en norm vast.
  2. Breng de bronnen in kaart. Welke systemen en bestanden leveren de data, hebben ze een API en hoe goed is de data? Hier blijkt vaak al welke route het beste past.
  3. Bouw een eerste versie. Koppel de bronnen, bouw het dashboard met die eerste KPI’s en test het met de mensen die het gaan gebruiken. Kloppen de cijfers? Begrijpt iedereen wat hij ziet?
  4. Gebruik, meet en breid uit. Maak gebruik van het dashboard in je vaste overleggen, schrap wat niemand gebruikt en voeg pas daarna KPI’s, afdelingen of acties toe. Zo blijf je het dashboard optimaliseren.

Het helpt om een eigenaar aan te wijzen die de definities bewaakt. Zo blijft het dashboard ook betrouwbaar als je organisatie verandert.

Wat bepaalt de kosten van een dashboard op maat?

We noemen hier bewust geen bedragen, want elk dashboard is anders. Wel kunnen we zeggen wat de investering bepaalt:

  • Aantal databronnen en koppelingen: elke bron vraagt een koppeling, en een bron zonder API vraagt meer werk;
  • Datakwaliteit: hoe meer er opgeschoond en omgerekend moet worden, hoe meer tijd het kost;
  • Verversfrequentie: een realtime dashboard vraagt een andere opzet dan een dagelijkse update;
  • Aantal KPI’s en schermen: beginnen met drie tot vijf KPI’s houdt de eerste versie overzichtelijk;
  • Gebruikers, rollen en rechten: wie mag wat zien, per afdeling, vestiging of klant;
  • Acties in het dashboard: goedkeuren, aanpassen en terugschrijven naar je systemen;
  • Licenties, hosting en beheer: ook na de oplevering wil je updates, monitoring en nieuwe KPI’s.

Zet daar tegenover wat het handmatig bijwerken van je cijfers nu kost, en welke beslissingen je te laat neemt omdat de cijfers achterlopen.

Hoe wij een dashboard laten maken voor jouw organisatie

We beginnen altijd met de vraag welke beslissingen het dashboard moet ondersteunen, niet met de tool. Soms is ons advies om eerst met je bestaande BI-tool of Excel verder te gaan. Waar het past, bouwen we een dashboard in Retool, zodat je snel iets werkends hebt; waar het nodig is, bouwen we maatwerk in Symfony of Laravel. De code is altijd van jou en een NDA is standaard. Vertel ons waar je cijfers nu staan en welke KPI’s je wilt zien. Je krijgt binnen één werkdag reactie.