Wil je een klantportaal laten maken? Bestellingen, documenten, facturen en de status van een aanvraag: in een portaal regelen je klanten het zelf, wanneer het hen uitkomt. Gekoppeld aan je bestaande systemen, zodat je team minder mailt en belt.
Liever bellen? 030 – 227 04 96
Herken je dit?
‘Hoe staat mijn order ervoor?’ en ‘Kun je die factuur nog eens sturen?’ Elke dag weer.
Klantgegevens staan in je CRM, facturen in de boekhouding en afspraken in iemands mailbox.
Ze willen hun zaken regelen wanneer het hen uitkomt, ook ’s avonds en in het weekend.
Meer klanten betekent meer supportvragen. Extra mensen aannemen is niet altijd de oplossing.
Uitleg
Een klantportaal (of klantenportaal: beide spellingen kom je tegen) is een beveiligde online omgeving waar je klanten inloggen om hun eigen zaken te regelen. Ze bekijken de status van een order, kunnen documenten inzien, facturen downloaden of een nieuwe aanvraag doen. Het is een afgeschermde omgeving: elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens.
Een goed klantenportaal is meer dan een inlogpagina op je website. Het is een webapplicatie die live data laat zien uit je eigen systemen. Daardoor hoeft je team niet meer handmatig informatie op te zoeken en door te sturen, en heeft de klant altijd actuele informatie.
Portalen zijn er in alle soorten: een klantportaal, een partner- of dealerportaal, of een webportaal voor leden of leveranciers. De techniek is vergelijkbaar. Het verschil zit in wie er inlogt en welke zaken ze er regelen.
Mogelijkheden
Offertes, contracten en facturen altijd terug te vinden, op één plek.
Actuele status van orders, projecten of aanvragen. Geen ‘hoe staat het ervoor?’-mails meer.
Meerdere gebruikers per klant, ieder met de juiste rechten. De inkoper ziet iets anders dan de directeur.
Klanten passen zelf gegevens aan, doen een bestelling of plannen een afspraak.
Inloggen met tweestapsverificatie of via het Microsoft-account van je klant (Entra ID, voorheen Azure AD).
Responsive of als progressive web app, ook op mobiel en tablet.
Koppelingen
Een portaal valt of staat met de koppelingen. Als de informatie in het portaal niet klopt met wat je team ziet, verlies je het vertrouwen van je klanten. Daarom koppelen we het klantportaal direct aan de systemen waar de data al staat: je CRM, je ERP, je boekhouding of een eigen applicatie.
Denk aan bestaande software als Microsoft Dynamics, AFAS, Exact of HubSpot, of een eigen database. Via een API halen we klantinformatie, orders en facturen op en sturen we wijzigingen terug. Zo blijft er één bron van de waarheid, en lopen de datastromen automatisch. Lees meer over een API-koppeling laten maken.
Heeft een systeem geen bruikbare API? Dan zoeken we een andere route, bijvoorbeeld een export die we automatisch inlezen. We zeggen eerlijk wat er kan, en wat de complexiteit daarvan is.
Standaard of maatwerk
| Standaard portaal (pakket) | Maatwerk portaal | |
|---|---|---|
| Snel live | Ja, als je proces in het pakket past | Klein beginnen, daarna uitbreiden |
| Specifieke wensen | Beperkt aan te passen | Gebouwd rond jouw bedrijfsprocessen |
| Koppelingen | Alleen wat de leverancier aanbiedt | Met je eigen systemen, via API of export |
| Huisstijl en gebruiksgemak | Binnen de kaders van het pakket | Volledig in jouw stijl en taal |
| Eigendom | Licentie bij de leverancier | De code is van jou |
Werkwijze
Klein beginnen
Je hoeft niet alles in één keer te bouwen. We starten met de functionaliteiten die de meeste tijd besparen, vaak orderstatus en facturen. Zodra het portaal live gaat, zie je welke vragen er wegvallen en waar klanten nog meer willen. Dan bepalen we samen de volgende stap.
Zo bouw je een fundament dat meegroeit als je organisatie groeit. Nieuwe modules, extra gebruikersrollen of een koppeling met een nieuw systeem voeg je toe zonder opnieuw te beginnen. Dat is schaalbaarheid in de praktijk.
Voor een mkb-bedrijf werkt dit vaak het best: snel resultaat, minder klantcontact over routinezaken en meer tijd voor de klanten die echt hulp nodig hebben. Je dienstverlening wordt beter en je klanttevredenheid stijgt, zonder dat je team harder hoeft te werken.
Investering
De kosten hangen vooral af van deze factoren. We noemen geen standaardprijzen, maar geven je een inschatting op maat.
“Inesta heeft vele jaren bij ons gewerkt en verschillende rollen vervuld.”
Van architectuur en development tot projectmanagement voor het SaaS-platform van LegionellaDossier.
Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet tussen? Bel ons op 030 – 227 04 96.
Een beveiligde online omgeving waar klanten inloggen om hun gegevens, bestellingen, documenten en facturen te bekijken en zaken zelf te regelen.
Allebei is gangbaar en ze betekenen hetzelfde. Wij gebruiken meestal ‘klantportaal’.
Een website is openbaar en voor iedereen hetzelfde. Een portal of webportaal is een afgeschermde webapplicatie: je logt in en ziet informatie die specifiek voor jou is, uit de systemen van de organisatie.
In de meeste gevallen wel. Koppelingen met bijvoorbeeld Microsoft Dynamics, AFAS, Exact, HubSpot of een eigen database zijn vaak de kern van een goed portaal. Of het via een API kan, zoeken we vooraf uit.
We richten rollen, rechten en logging zorgvuldig in, versleutelen verbindingen en maken afspraken over data in een verwerkersovereenkomst.
Graag zelfs. We starten met de processen die de meeste tijd besparen en breiden daarna uit.
Bij een partij die zowel de techniek als je bedrijfsprocessen begrijpt. Wij bouwen sinds 2005 webapplicaties vanuit Utrecht. Lees meer over een webapplicatie laten maken.
Koppelingen tussen je webapplicatie, boekhouding, CRM en betaalprovider, met synchronisatie en monitoring die je kunt vertrouwen.
Bekijk API koppeling laten makenEen webapplicatie op maat die jouw processen volgt, koppelt met je systemen en volledig van jou is.
Bekijk Maatwerk webapplicatieVan idee en eerste versie tot schaalbaar SaaS-platform, met coaching van je eigen team.
Bekijk SaaS & MVP laten bouwenEen webapplicatie bevat vaak klantgegevens, bedrijfsprocessen en toegang tot andere systemen. Dat maakt beveiliging geen bijzaak. In dit artikel lees je welke risico's het grootst zijn, welke maatregelen echt verschil maken en hoe je beveiliging regelt tijdens de bouw én daarna.
Bekijk Beveiliging webapplicatie: waar moet je op letten?Vertel welke vragen je klanten nu stellen. Binnen 1 werkdag laten we zien wat een portaal kan oplossen.
