Een intranet laten maken betekent dat je een afgeschermde online omgeving laat bouwen waar alleen je eigen medewerkers toegang toe hebben: één centrale plek voor interne communicatie, documenten, kennis en de taken die ze dagelijks doen. Je kiest daarbij tussen een standaard platform dat je inricht en een intranet op maat dat precies aansluit op jouw processen en systemen.

Wat is een intranet?

Een intranet is een interne website of webapplicatie die alleen toegankelijk is voor geautoriseerde gebruikers binnen jouw organisatie. Vroeger was dat vooral een prikbord met nieuwsberichten en een map met beleidsdocumenten. Tegenwoordig is een goed ingericht intranet eerder een digitale werkplek: de startpagina van de dag, waar medewerkers informatie vinden, samenwerken en dingen regelen.

Door hybride werken is dat belangrijker geworden. Als collega’s niet meer elke dag op kantoor zijn, heb je dé centrale plek nodig waar belangrijke informatie staat en waar iedereen dezelfde, actuele versie ziet. Dat geldt niet alleen voor grote organisaties; ook bij een team van twintig mensen gaat er veel tijd verloren aan zoeken in mailboxen en losse mappen.

Intranet, sociaal intranet en digitale werkplek

Je komt verschillende namen tegen. Een klassiek intranet is vooral top down: de organisatie informeert, werknemers lezen. Een sociaal intranet voegt interactie toe, zoals reacties, profielen en groepen, zodat medewerkers zelf kennis kunnen delen en bijdragen. Een digitale werkplek gaat nog een stap verder en brengt ook de applicaties en taken samen. In de praktijk lopen deze intranetten in elkaar over. Waar het om gaat: medewerkers toegang geven tot relevante informatie en tools, in een veilige omgeving.

Waarom een intranet? Betere interne communicatie en samenwerking

Zonder centrale plek verloopt interne communicatie via e-mail, chatgroepen, gedeelde schijven en het mededelingenbord in de kantine. Dat werkt, maar het kost veel tijd en niet iedereen krijgt dezelfde informatie. Een intranet helpt op een paar punten:

  • Communicatie op één plek: bedrijfsinformatie, nieuws en afspraken staan centraal, voor iedereen gelijk en altijd up to date.
  • Informatie delen en vinden: kennis zit niet meer in het hoofd of de mailbox van één collega.
  • Samenwerking: teams en afdelingen werken samen in dezelfde omgeving in plaats van in losse bestanden.
  • Betrokkenheid: medewerkers die weten wat er speelt en zelf kunnen reageren, voelen zich meer betrokken bij de organisatie.
  • Efficiëntie en productiviteit: minder zoeken en overtypen, meer tijd besteden aan het echte werk.
  • Controle: jij bepaalt wie welke informatie mag zien en beheren.

Typische functies van een intranet

Wat je op een intranet zet, hangt af van wat je medewerkers nodig hebben. Veelvoorkomende onderdelen:

  • Nieuws en interne communicatie: nieuwsberichten van directie en afdelingen, met de mogelijkheid om te reageren.
  • Smoelenboek: wie is wie, wie weet wat, en hoe bereik je iemand.
  • Documenten en kennis: beleidsdocumenten, procedures, handleidingen en templates op één plek, met een goede zoekfunctie.
  • Snelle links: naar de applicaties en systemen die je team dagelijks gebruikt.
  • Selfservice: verlof aanvragen, een ruimte reserveren, een melding of declaratie indienen.
  • Samenwerken: groepen per project of afdeling, met eigen bestanden en berichten.
  • Dashboards: de cijfers die voor een team relevant zijn, direct op de startpagina.

Vooral de laatste drie maken het verschil tussen een intranet dat mensen moeten bezoeken en een intranet dat ze willen gebruiken. Als werk sneller gaat, stijgen betrokkenheid en productiviteit vanzelf. Een intranet dat alleen top down communiceert, wordt vaak na een paar maanden niet meer geopend.

Standaard platform of intranet op maat?

Dit is de belangrijkste keuze als je een intranet laat ontwikkelen. Beide opties zijn goed, in de juiste situatie.

Standaard intranetplatform Intranet op maat
Voorbeelden Microsoft SharePoint, kant-en-klare intranetpakketten (SaaS) Een eigen webapplicatie, gebouwd voor jouw organisatie
Snel live Ja, inrichten in plaats van bouwen Langer, maar je kunt klein beginnen
Past bij je processen Grotendeels, je past je soms aan het pakket aan Volledig, de software past zich aan jou aan
Koppelingen Wat het pakket ondersteunt Met elk systeem dat een API of export heeft
Huisstijl en gebruikservaring Binnen de mogelijkheden van het platform Helemaal vrij
Kosten Meestal een licentie per gebruiker Ontwikkeling en onderhoud, geen licentie per gebruiker
Eigenaarschap Bij de leverancier Code en data zijn van jou

Wanneer een standaard platform volstaat

Werkt je organisatie al met Microsoft 365, dan is SharePoint vaak een logische eerste stap: je medewerkers hebben al een account en documenten staan er misschien al. Ook een kant-en-klaar intranetpakket kan prima werken als je vooral nieuws, documenten en een smoelenboek nodig hebt. Je bent snel live en hoeft niets te bouwen.

Wanneer een intranet op maat loont

Een intranet op maat laten maken is zinvol als:

  • medewerkers op het intranet echt werk moeten doen, zoals aanvragen afhandelen, plannen of registreren;
  • je het intranet wilt koppelen aan systemen die een standaard pakket niet ondersteunt, zoals je eigen ERP of een vakspecifiek systeem;
  • je veel medewerkers hebt die het intranet maar af en toe gebruiken, waardoor licenties per gebruiker zwaar gaan tellen;
  • je werkt met verschillende rollen en rechten die niet in een standaard structuur passen;
  • je niet afhankelijk wilt zijn van de keuzes van één leverancier.

Vaak is de beste oplossing een combinatie: documenten en samenwerken in het platform dat je al gebruikt, en de processen die uniek zijn voor jouw organisatie in een eigen applicatie. Meer over die afweging lees je in maatwerk of standaard software.

Koppelingen: SSO, HR-systemen en meer

Een intranet staat niet op zichzelf. De waarde zit vaak in de integraties met de software die je al hebt:

  • Single sign-on (SSO): medewerkers loggen in met hun bestaande werkaccount, bijvoorbeeld van Microsoft 365 of Google Workspace. Geen extra wachtwoord, en wie uit dienst gaat, verliest automatisch toegang. Dat geeft je ook meer controle over je beveiliging.
  • HR-systeem: het smoelenboek vult zich met gegevens uit je HR-systeem, en verlofaanvragen lopen er direct naartoe.
  • Planning en roosters: medewerkers zien hun eigen rooster of opdrachten op de startpagina.
  • Documentopslag: bestanden blijven staan waar ze nu staan, het intranet maakt ze vindbaar.
  • Bedrijfsapplicaties: cijfers uit je ERP of CRM in een dashboard per afdeling.

Zulke koppelingen zorgen ervoor dat informatie uitwisseling automatisch gaat en dat niemand meer tijd kwijt is aan overtypen of zoeken.

Stappen om een intranet te laten ontwikkelen

  1. Breng de behoeften in kaart. Wijs intern een eigenaar of projectmanager aan en praat met medewerkers van verschillende afdelingen. Waar zoeken ze nu naar? Wat kost ze dagelijks tijd? Welke communicatiekanalen werken wel en welke niet?
  2. Bepaal het doel en de belangrijkste functies. Kies de drie à vijf onderdelen die het meeste opleveren. De rest kan later.
  3. Kies standaard, maatwerk of een mix. Op basis van je processen, koppelingen en wat je al in huis hebt.
  4. Ontwerp structuur en rechten. Wie mag wat zien en beheren? Hoe vinden mensen informatie? Houd rekening met je huisstijl en met mobiel gebruik.
  5. Bouw en koppel stap voor stap. Begin met een eerste versie, test met een kleine groep collega’s en verbeter op basis van hun feedback.
  6. Implementeer en vul de content. Een intranet zonder actuele inhoud werkt niet. Spreek af wie welke content beheert en maak de implementatie zichtbaar: laat collega’s zien wat ze er vanaf dag één mee kunnen.
  7. Blijf doorontwikkelen. Kijk welke onderdelen gebruikt worden en breid uit waar de vraag ligt. Plan ook technisch beheer: updates, beveiliging en back-ups.

Hoe kies je de juiste aanpak?

Stel jezelf deze vragen:

  • Is het intranet vooral een plek om te informeren, of moeten medewerkers er werk doen?
  • Welke systemen moeten gekoppeld worden, en ondersteunt een standaard pakket die?
  • Hoeveel medewerkers gebruiken het, en hoe vaak?
  • Wie beheert de inhoud en de techniek na de livegang?
  • Hoe belangrijk is het dat de software en data van jou zijn?

Zijn de antwoorden vooral “informeren” en “geen bijzondere koppelingen”, dan is een standaard platform een prima start. Moet het intranet processen ondersteunen die uniek zijn voor jouw organisatie, dan loont een intranet op maat, of een maatwerk-applicatie naast je bestaande platform.

Een intranet laten maken met Inesta

Wij bouwen interne webapplicaties die je team elke dag gebruikt: van een intranet met selfservice tot dashboards en beheersystemen, gekoppeld aan je bestaande software. Waar het past, bouwen we low-code in Retool; waar meer nodig is, ontwikkelen we maatwerk in Symfony of Laravel. De code en data blijven altijd van jou. Bekijk wat we doen als je een interne tool laat maken, of bespreek je intranet met ons. Je krijgt binnen één werkdag reactie.